Neben den notwendigen Standarddaten (OE, Akt, Leistungsbezeichnung und Benutzer) können weitere Daten speziell für die Suche in der Urkundensammlung erfasst werden. Die Organisationseinheit wird auf die OE, die Sie rechts oben in NOTAwork ausgewählt haben, gesetzt. Als Akt wird der in der OE hinterlegte Standard-Akt die Grundbuchabfrage "Urkundensammlung" ausgewählt und als Benutzer wird der eingeloggte Benutzer gesetzt. Alle drei Felder lassen Sie vor der Abfrage noch abändern, sollten die Standardwerte in diesem Fall nicht korrekt sein.
Die Leistungsbezeichnung wird automatisch auf den hinterlegten Bezeichnungswert der Standardleistung gesetzt und kann nur überarbeitet werden, wenn Sie das Kontrollkästchen vor der Bezeichnung abhaken. Dann können Sie manuell eine eigene Leistungsbezeichnung vergeben. Sollten Sie vor Durchführung der Abfrage, doch wieder die automatische Leistungsbezeichnung mit dem Auszug abspeichern wollen, können Sie das Kontrollkästchen einfach wieder aktivieren. Beachten Sie aber bitte, dass die von Ihnen gewählte manuelle Bezeichnung dadurch verloren geht.
Um einen signierten Auszug abzufragen, muss das Kontrollkästchen auf der rechten Seite bei "Auszug mit Signatur" angehakt werden. Um eine Urkundenabfrage starten zu können, müssen Sie die Pflichtfelder Gericht, Lnr und Jahr befüllen. Das Gericht ist eine Liste mit Autovervollständigung, in der Sie nach dem Namen des Gerichts suchen können und es danach aus der Liste auswählen können. Unter Lnr und Jahr muss die abzufragende Tagebuchzahl eingetragen werden.
Nach einer erfolgreichen Abfrage in der Urkundensammlung, können Sie jede Urkunde einzeln durch Anhaken des Kontrollkästchens in der gleichen Zeile im angezeigten Ergebnis markieren und mit dem 
-Button alle selektierten Urkunden abholen. Die abgefragten Einzelurkunden werden, genauso wie die Abfrage in der Urkundensammlung, als Leistung im Akt abgespeichert und die Einzelurkunden in diesem Akt in der Dokumentenablage abgespeichert.
